従業員が入社した場合、税務や社会保険面について、さまざまな事務手続きがありますので、漏れがないよう注意が必要です。入社時に必要な書類を確認します。

従業員から提出を受ける書類

新たに従業員が入社した場合、社内での事務作業や社会保険関係の手続などを行います。そのため、新入社員から手続に必要な書類等を提出してもらいます。

• (1) 雇用保険被保険者証（前職がある場合のみ）…前の勤務先が発行した被保険者証を
  用意してもらい、雇用保険資格取得手続で必要となります。
• (2) 年金手帳…社会保険資格取得手続で基礎年金番号が必要となります。
• (3) 扶養控除等（異動）申告書…源泉徴収や年末調整時に必要となります。
• (4) 源泉徴収票（前職がある場合）…年末調整時に必要となります。
• (5) 履歴書…本人の基本情報が記載されているため、必ず入手が必要です。
• (6) 健康診断書（直近3か月以内）…本人の直近の健康状態を把握するために必要です。
• (7) 身元保証書・誓約書…身元保証書は従業員が会社に損害を与えた場合に、損害を与えた
  本人と連帯して保証人が賠償するという契約の意味で作成します。
  また、誓約書は従業員に会社のルールを遵守してもらう意味で作成します。
• (8) 運転免許所等その他業務必要な資格証…従業員が通勤や業務で車を使用する場合には
  必要です。

いつまでに書類を提出してもらうべき？

入社時に必要な書類をいつまでに提出してもらうべきでしょうか。一般的な就業規則等では、14日以内となっていることが多いようです。しかし、入社時に必要な書類は初出勤日までに提出してもらうようにするのが良いでしょう。

入社時に必要な書類は、会社が従業員を正式に雇用したことを、会社もしくは新入社員が把握するという、ある意味の証拠になります。また、その後手続を行ったり、会社に保管する重要な書類でもあります。重要度が高い書類であるため、可能な限り早期に入手するようにして下さい。